Je nach Unternehmensart gestaltet sich der Aufbau einer Autoflotte sehr unterschiedlich. Handelt es sich um eine Spedition, besteht der Fuhrpark überwiegend aus LKWs, ein Bauunternehmen hingegen wird Baustellenfahrzeuge unterhalten, ein Landwirt ein oder mehrere Traktoren sowie verschiedene landwirtschaftliche Fahrzeuge und PKWs für die Außendienstmitarbeiter von Vertriebsorganisationen. Da die Unterhaltung eines solchen Fuhrparks mit Kosten und Verwaltungsaufgaben verbunden ist, sollte die Flotte zu Beginn nicht zu groß gewählt werden, da der Beginn auch nur mit einem Fahrzeug möglich ist.
Die Fahrzeugnutzung innerhalb eines Fuhrparks kann unterschiedlich gestaltet werden. So gibt es Dienstwagen, die lediglich von einer Person gefahren werden, und Poolfahrzeuge, die mehrere Personen fahren dürfen.
Managen des Fuhrparks
Inhalt auf einen Blick
Egal, ob es nur einen Wagen gibt oder mehrere, von Beginn an sollte der Fuhrpark kontrolliert geführt werden, um die Ordnungsmäßigkeit auf jeder Ebene einhalten zu können. Da die Verwaltung einer Fahrzeugflotte je nach Größe sehr aufwändig sein kann, ist abzuklären, ob das Unternehmen selbst in der Lage ist, Mitarbeiter damit zu beauftragen oder ob es Sinn macht, einen externen Dienstleister in Anspruch zu nehmen. Zudem ist zu beachten, dass Fahrzeuge der Abnutzung unterliegen und eine Wartung dieser in regelmäßigen Abständen unbedingt notwendig ist.
Die Finanzierung der Fahrzeugflotte
Soll ein Fuhrpark im Unternehmen angesiedelt werden, ist von vornherein zu klären, ob die Fahrzeuge gekauft oder geleast finanziert werden sollen. Auch gibt es die Möglichkeit, ein Auto Abo abzuschließen. Daneben spielt es keine Rolle, wie groß der Fuhrpark ist. Das Leasing kann dabei durchaus von Vorteil sein, da nicht die komplette Kaufsumme aufgebracht werden muss, die Kapitalbindung somit gering ist und die Liquidität des Unternehmens geschont wird. Jedoch gibt es neben den genannten Vorteilen auch Nachteile, die in den vertraglichen Verpflichtungen und dem höheren Verwaltungsaufwand ihren Ausdruck finden.
Rechtliche, steuerliche und versicherungstechnische Fragestellungen
Da in einem Fuhrpark die Fahrer und deren personenbezogene Daten erfasst werden, ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten und mittels dieser die Aufzeichnungen und Speicherung ordnungsgemäß aufzubewahren. Rechtlich zu hinterfragen ist zudem die Halterhaftung. Vertraglich sollten wichtige das Unternehmen betreffende Vereinbarungen festgehalten werden, damit Fahrer wie Unternehmen rechtlich sicher aufgestellt sind.
Steuerlich gibt es ebenfalls beachtenswerte Hinweise. Da ein Dienstwagen auch privat genutzt werden kann, gibt es verschiedene Modelle, um die private und dienstliche Fahrzeugführung korrekt zu erfassen. Oft ist die Führung eines Fahrtenbuchs ein Mittel in diesem Bereich.
Fahrzeuge müssen versichert werden. Das geht einzeln, rechnet sich aber bei mehreren Autos eher nicht. Versicherungen bieten verschiedene Modelle von Gruppenverträgen an, die auch auf das Unternehmen maßgeschneidert sein können. Dabei spielt der Fahrzeugtyp keine Rolle. Es können ganze Fahrzeugflotten versichert werden.
Digitalisierung als unterstützende Maßnahme
Je nach Größe des Fuhrparks ist die Verwaltung durchaus arbeitsintensiv. Um den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten, ist der Einsatz von unterstützender Software eine Lösung, an der ein Unternehmen kaum vorbeikommt. Sie gestaltet die Formalien und buchhalterischen Aufgaben kompakt, wodurch das Unternehmen jederzeit mit den nötigen Informationen versorgt wird.